DESAIN OUTPUT TERINCI
Pada tahap desain output secara umum, desain
output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output system baru.
Desain ouput terinci yang akan dibahas adalah untuk output berbentuk laporan
dimedia kertas. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar
terminal akan dibahas di bab selanjutnya.
Bentuk Laporan
Bentuk laporan yang dihasilkan oleh system
informasi yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk table dan berrbentuk
grafik atau bagan.
1.Laporan berbentuk table
Berikut ini adalah macam-macam laporan yang
berbentuk table yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya.
a)
NOTICE
REPORT
Merupakan bentuk laporan yang
memerlukan perhatian khusus.Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin,
tetapi jelas, karena dimaksudkan agar permasalahan-permasalahan yang terjadi
tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani. Contoh Notice Report sebagai berikut :
PT. SEGAR BUGAR
LAPORAN PENJUALAN
MENURUT JENIS BARANG
BULAN DESEMBER 2008
Daerah Penjualan
|
% Penurunan
|
Jakarta
|
10,00 %
|
Bogor
|
45,00 %
|
Depok
|
12,50 %
|
b)
EQUIPOISED REPORT
Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang
bertentangan. Laporan ini
biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan
disajikannya informasi yang berisi hal-hal betentangan, maka dapat disajikan
sebagai dasar didalam pengambilan keputusan.
Contoh dari equipoised report adalah sebagai
berikut :
PT.
SEGAR BUGAR
LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR BARU
DAERAH KRAMAT JATI
UNTUK
TAHUN FISKAL 2008
KEADAAN
PASAR
|
||||||
BURUK
|
BAIK
|
|||||
Penjualan
|
Rp
|
1.000.000
|
Rp
|
1.000.000
|
||
Harga Pokok Penjualan
|
Rp
|
600.000
|
_
|
Rp
|
600.000
|
_
|
Laba Kotor
|
Rp
|
400.000
|
Rp
|
400.000
|
||
Biaya Penjualan
|
Rp
|
300.000
|
Rp
|
350.000
|
||
Biaya Administrasi
|
Rp
|
325.000
|
_
|
Rp
|
150.000
|
_
|
Laba (Rugi)
|
Rp
|
(25.000)
|
Rp
|
200.000
|
||
c)
VARIANCE REPORT
Macam laporan ini menunjukkan
selisih (Variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil
kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari variance
report adalah sebagai berikut :
PT. SEGAR BUGAR
LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN
BULAN MARET 2008
BARANG DIBELI
|
UNIT DIBELI
|
HARGA SESUNGGUHNYA
|
HARGA STANDAR
|
SELISIH HARGA
|
TUTAL SELISIH
|
|
IBM PC XT
|
10
|
1.200.000
|
1.050.000
|
150.000
|
1.500.000
|
R
|
Monitor Colour
|
8
|
415.000
|
365.000
|
50.000
|
400.000
|
R
|
Hard Disk 512 MB
|
5
|
595.000
|
625.000
|
30.000
|
150.000
|
L
|
TOTAL
|
170.000
|
1.750.000
|
R
|
d)
COMPARATIVE REPORT
Isi
laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya.
Misalnya pada laporan laba/rugi atau neraca dapat membandingkan antara
nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. Contoh
dari Comparative
Report adalah sebagai berikut :
PT. SEGAR BUGAR
NERACA
31 DESEMBER 2008
(DALAM RIBUAN RUPIAH)
AKTIVA
|
31-12-2007
|
31-12-2008
|
SELISIH
|
|
Aktiva
Lancar
|
45.000
|
75.000
|
30.000
|
66,67 %
|
Aktiva
Tetap
|
155.000
|
225.000
|
70.000
|
45,16 %
|
Total
Aktiva
|
200.000
|
300.000
|
100.000
|
50,00 %
|
Passiva
|
||||
Hutang
Lancar
|
10.000
|
15.000
|
5.000
|
50,00 %
|
Hutang jangka Panjang
|
37.500
|
30.000
|
(7.500)
|
(20,00)%
|
Modal Saham
|
130.000
|
200.000
|
70.000
|
53,85 %
|
Laba Ditahan
|
22.500
|
55.000
|
32.500
|
144,44 %
|
Total
Pasiva
|
200.000
|
300.000
|
100.000
|
50,00 %
|
2.Laporan berbentuk grafik
Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat
diklasifikasikan diantaranya sebagai bagian garis (line chart), bagan batang
(bar chart) dan bagan pastel (pie chart).
|
|
|
3.Laporan berbentuk bagan
Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk table
yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya.Nilai-nilai dalam bagan batang
(bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertical ataupun
batang-batang horizontal.
Kebaikan dari bagan
batang adalah sebagai berikut :
v Baik
untuk perbandingan
v Dapat
menunjukkan nilai dengan tepat
v Mudah
dimengerti
Kelemahannya
:
v Terbatas
hanya pada satu titik saja
v Spasi
dapat menyesatkan
BAGAN BARIS
Pada
bagian baris (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis
atau kurva.
Bagian
garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu :
v
Dapat
menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik
v
Dapat
menunjukkan beberapa titik
v
Tingkat
kecepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.
v
Mudah
dimengerti
Kelemahannya :
v
Bila
terlalu banyak garis atau kurva ( lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka
akan tampak rumit
v Hanya
terbatas pada 2 dimensi
v Spasi
dapat menyesatkan
BAGAN PASTEL
Bagan Pastel (Pie Chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue
pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.
Kebaikan
dari bagan pastel adalah sebagai berikut :
v Baik
untuk perbandingansebagian dari keseluruhannya
v
Mudah
dimengerti
Kelemahannya :
v
Penggunaannya
terbatas
v
Ketepatannya
Kurang
v
Tidak
dapat menunjukkan hubungan bebapa titik
v
Mudah
dimengerti
Pedoman Desain Laporan
Berikut
ini adalah pedoman-pedoman di dalam pembuatan suatu laporan.
- Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu:
- Judul laporan.
- Tubuh laporan.
- Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal.
- Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.
- Untuk tiap-tiap batas tepi laporan, sebaiknya diberi jarak 2 ½ cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
- Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
- Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal atau digaris bawahi.
- Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari penggunaan font yang sulit untuk dimengerti.
- Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda “.” atau “-”.
- Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan letak dari informasi detail tersebut.
- Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.
- Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
- Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.
- Laporan harus sederhana tetapi jelas.
- Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya.
- Isi laporan harus akurat.
- Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi.
- Laporan harus berguna.
17. Biaya
pembuatan laporan harus dipertimbangkan.
Alat – alat Desain Output
terinci
Dua buah alat desain sistem dapat dipergunakan untuk
desain output terinci, yaitu sebagai berikut :
1.
Printer
layout form atau printer spacing chart atau printer
layout chart merupakan suatu bagan yang dipergunakan untuk menggambarkan
sketsa bentuk dari output printer.
2.
Kamus data output yang merupakan
pengembangan dari kamus arus data. Kamus data output digunakan untuk
menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan dilaporan.
Mengatur Tata Letak isi
output
Pengaturan isi dari output akan secara langsung
menentukan kemudahan dari outpur untuk dipahami
dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain
yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer.
Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan
bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar
pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain output ini
untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu
output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak diprinter dapat
digunakan alat bagan tata letak printer dan kamus data output.
Berikut
ini merupakan penjelasan cara penggambaran di bagan tata letak printer.
- Bentuk dari literal dapat ditulis apa adanya.
- Nilai suatu data yang berasal dari suatu field atau variabel ditunjukkan oleh bentuk edit-mask.
- Nomor yang ditulis diantara tanda kurung buka dan kurung tutup dekat dengan edit-mask.
- Panah ke bawah menunjukkan cara penggambaran spasi di bagian tata letak printer.
Penjelasan data di kamus data ouput
Desain
output terinci ini selain dimaksudkan untuk user, juga terutama akan digunakan programmer didalam membuat program. Pprogrammer perlu diberi penjelasan yang lebih terinci lagi tentang
isi dari output tersebut. Penjelasan data terinci ini dapat diperoleh dikamus
data output. Kamus data output dibuat berdasarkan kamus data, arus data dan
desain tata letak dibagian tata letak printer.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar